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COLUMNA | #CoachingRestaurantero Conoce tu menú y mantén controlado el costo de alimentos y bebidas

2020-06-12 Cynthia López-Bayghen - Grupo Consultor Restaurantero
Coaching

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¿Se vende todo lo que produces?, ¿Operas con inventarios adecuados?, ¿Sabes como promover los productos más rentables?, ¿Tienes bien estructurada toda tu cadena de suministro, producción y venta?

El menú juega un rol determinante, principalmente en tres aspectos: 

  1. Es una herramienta estratégica de marketing, que hace más o menos atractivo nuestro concepto
  2. Forma parte de nuestra estrategia clave, para el modelo de negocio y la estructura financiera
  3. Del menú emana toda la organización operativa y la estructura de procesos y procedimientos 

En esta fase de reapertura, recuerda que una buena estrategia es comenzar con solo una parte de tu menú, e irla integrando escalonadamente conforme tu flujo de clientes vaya creciendo y conforme tu estrategia de delivery te genere mejores resultados. 

¿Qué ocurre cuando diseñamos mal un menú? 

No solo afectamos nuestro potencial de ventas y repetición de compra, también restamos directamente entre un 3% a un 20% nuestras utilidades. Independientemente de que un menú mal diseñado; puede afectar en gran medida la eficiencia de nuestra operación. 

Cuando se hace una buena ingeniería o estructura de menú: 

  • Operamos con un margen bruto de utilidad muy atractivo (dependiendo la categoría y el concepto)
  • Operamos con inventarios inteligentes
  • Operamos con una plantilla muy costeable
  • Generamos un nivel de mermas máximo del 1%
  • Mantenemos al día los precios de venta adecuados a nuestro costo, nichos, concepto y competencia 

Si a dicha estructura de menú, le agregamos el respaldo de una estructura organizacional robusta en: 

  • Operar bajo una adecuada estrategia de negociación con proveedores
  • Comprar con mucha eficiencia y a extraordinarios precios
  • Comprar solo lo necesario para las ventas pronosticadas
  • Recibir la mercancía, asegurándonos de que la cantidad, calidad y presentación son las estipuladas bajo estándar
  • Almacenar correctamente nuestros insumos, de tal forma que no existan pérdidas, robos o mermas.
  • Entregar las cantidades estrictamente necesarias para la producción del día
  • Producir lo que se va a vender y un poco mas
  • Controlar la producción contra lo vendido y la compra contra lo vendido
  • Trabajar con recetas y subrecetas “al pie de la letra”
  • Controlar los inventarios de cada almacén y subalmacén diariamente 

Entonces, tendremos ambas estructuras resueltas, para dedicarle atención al proceso de control de costos de alimentos y bebidas, y con ello nuestra meta se cumplirá. Te das cuenta que ¡sí puedes mejorar tus rendimientos! Mientras más tiempo operemos con deficiencias, más dinero estamos perdiendo cada día. Por ello, esta sesión de coaching la dedicaremos al análisis de la: 

Quinta PerspectivaOptimización en tu sistema de control de costos de Alimentos y bebidas automatizando tus compras, almacenes, producción, consumo y venta. Ante la situación que vivimos y ante los bajos márgenes pronosticados durante la etapa de recuperación interna de cada restaurante, es indispensable trabajar o generar un sistema muy eficiente de control, considerando todas y cada una de las variables. 

De ninguna manera, debes de soltar este control, ya que si lo haces tendrás fugas y pérdidas por diversas razones que ahora no quiero abordar, para no desenfocarnos. 

No des por hecho que tu costo se va a cumplir por buena voluntad. Sin presión, supervisión y exigencia adecuada hacia dicha meta; lamentablemente nuestros colaboradores relajarán los cuidados y las acciones necesarias, y con ello, perderás mucho dinero.

 ¿Recuerdas cuando te comenté que debías entretejer las piezas de cada una de las perspectivas entre sí? Pues ya estamos comenzando a hacerlo. Tendrás que diseñar todos los procesos y procedimientos necesarios desde el inicio de la cadena de suministro, para poder controlar todas las variables que pueden afectar nuestro porcentaje de costos. 

Variables más críticas: 

  • El precio de compra de cada insumo
  • La variación estacional o de marcas, en el precio de compra de cada producto
  • El diseño de la receta y su costeo vs el precio de venta
  • El almacenaje correcto
  • La honestidad en la entrega de mercancía por parte del proveedor y almacenista
  • La eficiencia en la operación de los almacenes
  • La toma de inventarios y su periodicidad
  • La producción vs la venta y el control de calidad
  • La toma de inventarios en línea de servicio de cocina (de productos de alto costo)
  • La cantidad de inventarios estipulada, para satisfacer las necesidades de venta
  • El control en los ciclos de vida de los productos
  • Las buenas/malas prácticas en la elaboración de platillos y bebidas
  • La organización de la cocina
  • El montaje de línea y de bar, previo al servicio (cantidades y calidad en el mantenimiento del producto)
  • Equipamiento adecuado y completo
  • Funcionamiento adecuado de los equipos 

Uno de los temas cruciales a tratar en tus reuniones rápidas (diarias) y semanales es justamente el análisis del comportamiento de costo. Estrategias clave: 

  1. ¿A quién debes responsabilizar para el cumplimiento de la meta de costo de alimentos?
    Al Chef, compras, Almacenista y Gerente

  2. ¿A quién debes responsabilizar para el cumplimiento de la meta de costo de bebidas?
    A tu jefe de bar o bartender, Compras, Almacenista y Gerente

  3. Auditorías sorpresa en cada una de las fases de la cadena de suministro
  4. Auditorías periódicas en los precios de venta vs costos
  5. Análisis periódico de reportes clave de tu sistema punto de venta y control de inventarios; tales como: 
  • Popularidad de platillos y bebidas vendidos
  • Costos que se salieron de la política estimada
  • Compras por semana y por mes vs ventas
  • Monto de tus inventarios vs parámetros permitidos
  • Ventas por mesero (que platillos está promoviendo más cada mesero)
  • Monto de tus mermas y la razón
  • Cancelaciones y las razones 

Este trabajo es super importante y lo debes delegar en una posición que se denomina: contralor de costos de alimentos y bebidas. Te prometo que si es una persona con el perfil adecuado y alineada a cumplir sus objetivos se pagará sola. Existen alternativas para solucionar esto, no quiero que te angusties…si tu empresa es muy pequeña, lo puedes llevar outsourcing, lo puedes delegar en tu contadora (previa capacitación y dominio del tema), etc. Pero lo que, sí te digo, es que seas pequeña empresa o mediana debes de contemplar esto. 

Te garantizo que cuando aterrices todo lo que hemos visto hasta aquí, los resultados comenzarán a verse y estarás en una mejor posición. 

En este negocio, siempre hay mucho por hacer. Por eso no dejes de apasionarte y de disfrutar este proceso de aprendizaje, reflexión y acción.

Cynthia

Grupo Consultor Restaurantero 

Parte 5

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