COLUMNA | Replantear la planeación

Todos los proyectos que realizamos inician con ilusión.

Dedicamos cuantiosos recursos y tiempo para ejecutarlos y llevarlos a buen puerto.

Si lo que tenemos en frente es un proyecto igual o similar a alguno que hemos realizado en el pasado, incluimos las fórmulas que nos han funcionado y ajustamos tiempos y holguras para no cometer los mismos errores. Por otra parte, si estamos ante un proyecto que no hayamos realizado antes, hacemos un análisis de mayor profundidad y tomamos en consideración los nuevos factores que lo componen.

Sin embargo, todos sabemos que aunque parezca una frase hecha, el éxito o fracaso de los proyectos dependen directamente de su planeación.

Una adecuada planeación no solo nos ayuda a dar orden y trazar rumbo, sino que, sin secretos, es el camino más sencillo para alcanzar los objetivos. Su importancia radica en que es la fase donde el trabajo de las personas, recursos y tiempo adquieren una lógica que termina dando forma a las ideas y por supuesto rentabilidad a los inversionistas.

Ahora bien, hablemos brevemente de su aplicación en la práctica.

Aún en escenarios con variables controladas (sin contingencia), los proyectos rara vez se desarrollan de acuerdo a lo planeado y es por esto que la fase de planeación requiere al menos de 6 componentes básicos:

• Propósito claro del proyecto
• Roles y responsabilidades definidos para todos los participantes
• Indicadores de desempeño (KPIs)
• Seguimiento estricto y continuo
• Informes de avances, mostrando con claridad adelantos y atrasos
• Foro para toma de decisiones

Con estos elementos, se puede trazar una ruta y en caso que se requiera, recalcularla sin alejarse demasiado de los objetivos.

Hasta aquí prácticamente planear es una actividad de manual, pero, ¿qué pasa con la planeación de proyectos en tiempos como el que vivimos?, si, en contingencia y menciono contingencia porque la incertidumbre y la crisis que la acompañan son factores que usualmente están presentes en los escenarios de planeación.

En contingencia, ¿nos sirven los mismos manuales? Es prematuro afirmarlo, pero sin tener conclusiones cerradas, hasta el momento observo que no y por lo tanto estimo conveniente incorporar consideraciones adicionales en los escenarios de planeación:

• Identificar actividades, especificaciones o características del proyecto a las cuales se pueda renunciar sin poner en riesgo el mismo
• Identificar actividades relevantes que pueden sufrir cambios en la manera de ejecutarse, trayendo consigo impacto entre las personas, gastos y tiempos adicionales
• Como resultado de lo anterior, incorporar un apartado que contemple tiempo y recursos para desarrollo, contraste de ideas y toma de decisión al interior de la organización y su contraste al exterior de esta
• Finalmente y no menos importante, evaluar modelos de contratación de productos y servicios que permitan flexibilidad a los distintos intervinientes

Con lo anterior no quiero decir que se llenen los proyectos de potenciales costos adicionales, sino por el contrario, hablo de fortalecer los escenarios de planeación, ya que hoy más que nunca, las empresas necesitan no solo buenos productos y servicios para lograr proyectos exitosos, requieren de escenarios que sean capaces de soportar condiciones de alta incertidumbre como las que hoy nos ponen a prueba.

El paso de los siguientes meses nos permitirá contrastar esta hipótesis.

En resumen, si bien no eliminaremos del todo la incertidumbre en el desarrollo de un proyecto, incorporar los aprendizajes de esta contingencia nos ayudará a anticiparnos ante un evento de similares características y nos permitirá salir mejor librados.